Werk

Teamcoaching Hoge School Inholland

Nog beter samenwerken dankzij Scrum

 

Meer inzicht in elkaars werk en daardoor sneller tot resultaten komen, gestructureerde overleggen, gezamenlijk vraagstukken en problemen oppakken en dit alles verwerkt in één visueel overzicht. Dat klinkt als muziek in de oren, toch? Vanaf september 2022 is het team Werving, Instroom & Relatiemanagement (WIR) van hogeschool Inholland Delft gestart met een teamtraject onder begeleiding van Agile & Lean teamcoach Michael Spierenburg. Onder zijn begeleiding zijn de collega’s gedurende een traject van één jaar aan de slag met het optimaliseren van de samenwerking binnen het team. Het in kaart brengen van ieders kwaliteiten en valkuilen, de diverse workshops in samenwerkingsmethodes en het Agile werken hebben gezorgd voor veel aha- momenten die onze communicatie, organisatie en samenwerking sterk verbeterd hebben.

 

In een relatief korte tijd is het WIR-team in Delft flink uitgebreid. Met veranderende rollen, een veranderende buitenwereld, nieuwe werkzaamheden en verschillende persoonlijkheden, kan efficiënt samenwerken een uitdaging zijn. “We merkten dat we soms op ‘eilandjes’ werkten en er onvoldoende overzicht was van alle dingen die we doen. Dan loop je ook het risico dat je dubbel werk doet en niet optimaal gebruik maakt van eenieder zijn kwaliteiten” aldus WIR Manager Maarten Crum. Om hun samenwerking een stap verder te brengen, besloot het team een teamtraject te starten.

 

Kwaliteiten en valkuilen in beeld

Het traject ging van start door eerst te ontdekken waar ieders expertise en kwaliteiten liggen. Maar ook met welke valkuilen en ontwikkelpunten rekening gehouden moet worden. Aan de hand van de Teamrollen van Belbin werden de verschillende persoonlijkheden, inclusief krachten en valkuilen inzichtelijk gemaakt. Volgens de bekende theorie van dr. Meredith Belbin zijn er negen teamrollen te identificeren. Hier kan onderscheid worden gemaakt tussen functionele, organisatorische en persoonlijke rollen. Afhankelijk van een doelstelling kan er worden gekeken wat de ideale samenstelling van de rollen is. Na het invullen van de test kreeg ieder teamlid een uitgebreid rapport van zijn of haar teamrollen met bijpassende expertises die aansluiten binnen het team. Francis Bak (Communicatiemedewerker): “Deze inzichten zijn erg waardevol voor een efficiëntere samenwerking en manier van overleggen. Als je weet wat voor rollen en bijhorende kwaliteiten iemand heeft in het team, weet je ook hoe je dit optimaal in kunt zetten om bijvoorbeeld problemen te analyseren, discussies te voeren en tot besluiten te komen. Ook was het mooi om te zien hoe we elkaar kunnen aanvullen. Waar de een creatiever is en vrijheid nodig heeft, is de ander beter in organiseren, overzicht bewaken en planningen maken.”

 

Agile werken voor meer wendbaarheid

Na het in kaart brengen van de teamsamenstelling, werd het team geïntroduceerd met Agile werken. Dit is een werkwijze die de wendbaarheid binnen een team vergroot. Michael Spierenburg: “Daarnaast zorgt het ervoor dat een team nog beter in kan spelen op de wensen en behoeften van een eindgebruiker, zoals studiekiezers, studenten, docenten of externe partijen. Waar bij een meer traditionele manier van werken veel tijd zit in de voorbereiding en het schrijven van plannen, zorg je bij agile werken ervoor dat je zo snel mogelijk een ‘product’ hebt dat je kunt testen bij de eindgebruiker. Vanuit daar ga je dingen verder ontwikkelen: met kleinere herhalende stappen en tussentijdse feedback van klanten, studenten of collega’s sneller toewerken naar het eindproduct.”

 

Visueel overzicht met scrumbord

Een veelgebruikte Agile werkmethode is Scrum. In een visueel overzicht worden grote projecten opgedeeld in taken die te voltooien zijn in twee weken, ook wel een ‘sprint’ genoemd. Zo heb je niet alleen overzicht van waar iedereen mee bezig is, maar kan de voortgang van lopende projecten en werkzaamheden ook goed bewaakt worden. “Het was in het begin wel wennen om in één gezamenlijk systeem (Microsoft Planner Tool binnen Microsoft Teams, red.) te gaan werken. Iedereen heeft toch zo zijn eigen manier van taken plannen en bijhouden, dus dat ging ook niet direct soepel. Maar ik merkte al snel dat door van elkaar te kunnen zien en horen waar je mee bezig bent, je ook beter de krachten kunt bundelen en bijvoorbeeld dingen die overlappen samen kunt oppakken” vertelt Scrum Master Marjolein Remmerswaal (Relatiebeheerder).

 

Inmiddels zit het team in een flow. Tweewekelijks wordt tijdens een ‘sprintwissel’ het scrumbord besproken en hierdoor is duidelijk op welke taken en doelen die twee weken de focus ligt. Daarnaast is er elke maandag in de weekstart een moment om werkzaamheden af te stemmen, prioriteiten te delen en eventueel hulpvragen te stellen. Dat laatste is iets waar Scrum Master Sophie Klein (Communicatiemedewerker) veel baat bij heeft. “Ik ben iemand die niet zo makkelijk om hulp vraagt. Dus dat er nu standaard momenten ingepland zijn waarin hulpvragen gesteld kunnen worden is heel erg prettig. Ook is het makkelijker om zelf hulp aan te bieden aan anderen omdat je beter weet waar iedereen mee bezig is.”

 

Blijven ontwikkelen

Of het team verwacht aan het einde van dit traject 100% vlekkeloos en opperefficiënt met elkaar samen te werken? “Nee, dat zou te optimistisch zijn. Maar we zijn het wel met elkaar eens dat we door dit traject meer als één team samenwerken, meer overzicht hebben, duidelijkere doelen stellen en de voortgang ervan bewaken. Ook zijn we steeds meer naar de kerndoelstellingen gekomen waarvoor wij aan de lat staan: namelijk zorgen dat er voldoende instroom van studenten op de opleidingen gerealiseerd wordt. Hierdoor schat ik in dat onze productiviteit met zo’n 30% is toegenomen. Dit komt doordat we:

  1. Meer focus hebben en “nee”-zeggen tegen niet-kernactiviteiten,
  2. Iteratief werken naar eindproducten, wat sneller is,
  3. Geen dubbel werk meer hebben en
  4. Elkaar helpen als we vastlopen door het stellen van hulpvragen. Dat geeft een goed gevoel. En natuurlijk zullen er altijd hobbels op de weg komen, maar daar zijn we nu beter op voorbereid dan we voorheen waren” aldus, Maarten Crum.

 

Borging

Om deze methode te borgen binnen het team zijn Scrum Masters Sophie en Marjolein verantwoordelijk gesteld om dit team traject verder te begeleiden.

Meer lezen over onze teamcoaching dienstverlening?

Sparsessie aanvragen

Wil je sparren over wat een teamcoach voor jou kan betekenen? We sparren graag mee.

Bel met Michael op 06 24 800 451 om direct iets in te plannen of gebruik de knop hieronder om een mail te sturen